Datenschutzinformationen für Bewerber

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

Trustes Shops SE
Colonius Carré
Subbelrather Straße 15c
50823 Köln

Amtsgericht Köln, HRB 120336, USt-IdNr.: DE812947877

Vertretungsberechtigter Vorstand: Jean-Marc Noël (Vorsitzender), Michael Burdack, Vorsitzender des Aufsichtsrates: Ulrich Hafenbradl

Sofern in der Stellenausschreibung eine andere Trusted-Shops-Gesellschaft als Arbeitgeberin angegeben ist, ist die Trustes Shops SE gem. Art. 26 DSGVO gemeinsam mit dem Arbeitgeberin Verantwortlicher. Zur Ausübung deiner Betroffenenrechte wende dich bitte an die Trustes Shops SE oder an den angegebenen Arbeitgeber:

• Trusted Shops France SARL, WERÉSO 104 Rue Nationale, 59000 Lille, Frankreich
• Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa, Polen,
• Trusted Shops Iberia SL,Avinguda Portal de l’Àngel, 24, Planta 3 Puerta 1, 08002 Barcelona, Spanien,
• Trusted Shops Italia S.R.L., Viale della Stazione 5, 39100 Bolzano, Italien

Den Datenschutzbeauftragten der Trustes Shops SE erreichst du unter dpo@trustedshops.com.

Welche Daten nutzen wir und woher stammen sie?

Bewerbung um eine Stelle bei Trusted Shops über das Kontaktformular

Deine personenbezogenen Daten werden direkt bei dir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhoben. Wir erheben und verarbeiten nur die Daten, die mit deiner Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies sind insbesondere:

• allgemeine Daten zu deiner Person (Stammdaten wie Vorname, Nachname, Namenszusätze)
• Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Angaben zu deiner beruflichen Qualifikation (insbesondere Schulausbildung, Berufsausbildung, bisherige Tätigkeiten, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, Zeugnisse, weitere Qualifikationen)
• weitere Daten des gesamten Bewerbungsverfahrens (z. B. Anschreiben, Fragebögen, Interviews)
• Profilinformationen aus berufsbezogenen sozialen Medien (z. B. LinkedIn, Xing)
• Notizen über Bewerberinnen und Bewerber
• Arbeitsergebnisse im Rahmen des Praxistags
• andere Angaben, die du uns im Zusammenhang mit deiner Bewerbung zur Verfügung stellst

Sofern du im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung) freiwillig mitgeteilt hast, findet eine über die Speicherung hinausgehende Verarbeitung nur statt, wenn du hierin eingewilligt hast oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand dies rechtfertigt. 

Bewerbung um eine Stelle über Indeed oder LinkedIn

Neben dem Kontaktformular unseres Bewerbungsportals kannst du dich auch über Indeed oder LinkedIn um eine Stelle bewerben.

Klickst du auf einen der Social Buttons, öffnet sich in deinem Browser ein neues Fenster und ruft die Seite des jeweiligen Dienstanbieters auf, auf der du dich zunächst in dein Profil einloggen kannst.

Wenn du dich für die Bewerbung über LinkedIn entscheidest und die entsprechende Taste anklickst, wirst du zunächst in einem separaten Fenster auf die Seite von LinkedIn weitergeleitet. Dort kannst du der Verknüpfung deiner Profildaten bei LinkedIn mit Recruitee zustimmen. Dadurch werden Recruitee und anschließend uns deine auf LinkedIn hinterlegten personenbezogenen Daten zwecks der Abwicklung des Bewerbungsprozesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO vermittelt. Mehr über die Verknüpfung deines LinkedIn-Profils mit anderen Diensten Dritter und die dabei erfolgende Datenübertragung erfährst du hier.  

Wenn du dich für die Bewerbung über Indeed entscheidest und die entsprechende Taste anklickst, wird zunächst ein Pop-up-Fenster eröffnet. Dort kannst du einen neuen Indeed-Lebenslauf unter Angabe deines Namens, deiner E-Mail-Adresse sowie deiner Telefonnummer anlegen. Alternativ kannst du dich ggf. in dein bereits bestehendes Indeed-Profil einloggen und uns deine dort bereits hinterlegten Bewerbungsunterlagen über Indeed zukommen lassen. Die von dir hochgeladenen Dateien sowie weitere personenbezogene Daten wie deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Telefonnummer werden von Indeed gespeichert und an uns zwecks der Abwicklung des Bewerbungsprozesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO die dort hinterlegten personenbezogenen Daten weitergeleitet.

Mehr über die Datenerhebung und -übermittlung zwischen Bewerberinnen und Bewerbern, Indeed und Arbeitgebenden im Rahmen des Indeed-Lebenslauf-Programms erfährst du hier.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch die Anbieter auf deren Seiten sowie eine Kontaktmöglichkeit und deine diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre entnimmst du bitte den Datenschutzhinweisen der Anbieter.

https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv

Für welchen Zweck verarbeiten wir deine Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten

Wir erheben und verarbeiten deine Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für folgende Zwecke:

• zur Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für das betreffende Beschäftigungsverhältnis oder andere vakante Positionen vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen dir und uns kommt: zur Weiterverarbeitung der bereits von dir erhaltenen Daten für Zwecke des Einstellungsprozesses und zur Durchführung / Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder im öffentlichen Interesse

• Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Vorgaben. Die Verarbeitung erfolgt auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeberin, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie um Kontroll- und Meldepflichten erfüllen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO).
• Sofern du einen Grad der Behinderung angibst, sind wir nach dem SGB IX verpflichtet, diese Daten intern an die Schwerbehindertenvertretung weiterzuleiten. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG i.V.m. den entsprechenden Normen aus dem SGB IX.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir deine Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder derer Dritter (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO), insbesondere:

• anonymisierte Verarbeitung zu eigenen statistischen Zwecken (z.B. Untersuchungen zum Bewerberverhalten)

Aufgrund einer Einwilligung

• Sofern sich aus deinem Bewerbungsschreiben oder dem CV ergibt, dass du eine Verarbeitung offengelegter personenbezogener Daten, auch solcher besonderer Kategorien (wie z.B. die Angabe über ehrenamtliche Tätigkeiten in einer Partei oder einer Glaubensorganisation) wünschst, für die kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand existiert, gehen wir von deiner Einwilligung für die Verarbeitung aus. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, ggf. i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Deine Einwilligung kannst du jederzeit, auch während des laufenden Bewerbungsverfahrens, widerrufen.
• Sofern du in deinem Bewerbungsschreiben oder dem CV personenbezogene Daten eingibst, die wir nicht selbst erheben dürfen, gehen wir für die Speicherung dieser Daten von deiner Einwilligung auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aus und nutzen diese nicht für weitere Zwecke. Deine Einwilligung kannst du jederzeit, auch während des laufenden Bewerbungsverfahrens, widerrufen.

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon Telefon-Interview / Video-Interview

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden wir dich bzgl. deiner Bewerbung, bei Rückfragen oder zur Abstimmung von Bewerbungsgesprächen und ggfs. zur Abstimmung eines Praxistages kontaktieren. Hierfür werden wir die von die zur Verfügung gestellten Kontaktdaten nutzen und dich damit per E-Mail oder telefonisch kontaktieren. Zum Zwecke der Abstimmung von Bewerbungsgesprächen oder dem Praxistag kann auch unser Terminbuchungstool Microsoft Bookings zum Einsatz kommen. Die Bewerbungsgespräche und der ggfs. stattfindende Praxistag findet regelmäßig über Microsoft Teams statt, alternativ können Bewerbungsgespräche auch telefonisch geführt werden. Informationen zum Umgang mit deinen Daten bei der Nutzung von Microsoft Bookings und Microsoft Teams, findest Du in den folgenden beiden Abschnitten:

Microsoft Bookings

Wir bieten in manchen Fällen die Möglichkeit, über einen an dich versendeten Link einen Termin für das Bewerbungsgespräch oder den ggfs. anberaumten Praxistag mit uns über das Tool Microsoft Booking zu buchen.

Bei der Buchung des Termins werden verschiedene Daten erhoben. Der Umfang der Pflichtangaben ist in dem Booking-Tool vermerkt. Immer erforderlich ist die Angabe deines Namens und deiner E-Mailadresse. Wenn Du wünschst, dass wir Dich telefonisch kontaktieren, musst Du zudem Deine Telefonnummer angeben, anderenfalls findet der Termin über Microsoft Teams statt (sieh unten). Weitere Angaben können für bestimmte Terminvereinbarungen notwendig sein oder auf freiwilliger Basis gemacht werden. Zudem werden technische Daten, wie deine IP-Adresse und Browserinformationen erhoben.

Wir verwenden die von dir mitgeteilten Daten zur Terminbestätigung und zur Wahrnehmung des Termins. Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Planung und Wahrnehmung des Termins mit dir. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Wir setzen zur Bearbeitung deiner Anfragen Dienstleister im Rahmen einer Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag ein. Diese Dienstleister haben ihren Sitz in den USA und sind unter dem Data-Privacy-Framework zertifiziert, sodass der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gilt, die ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat.

Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams (als Telefon-/Videokonferenzen), um Bewerbungsgespräche und den Praxistag  mit dir durchzuführen. Microsoft ist für die Verarbeitung der Daten über Microsoft Teams (App oder Browser) verantwortlich.

Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt zum einen davon ab, welche Angaben du vor und bei der Teilnahme an einem Online-Meeting selber machst, zum anderen, wie du an dem Meeting teilnimmst.

Folgende Daten werden bei der Teilnahme an einem Online-Meeting verwendet: Angegebener Benutzername, deine E-Mailadresse, wenn von dir eingestellt, dein Profilbild, Sprachauswahl. Darüber hinaus werden sog. Metadaten erfasst, wie Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Ort. Zudem kannst du an dem Meeting mit oder ohne Video und mit oder ohne Ton teilnehmen und darüber hinaus auch die Chatfunktion nutzen und hierüber Text oder Dateien senden. Soweit du diese Funktionen nutzt, werden Bild- und Tondateien sowie die über die Chatfunktion versendeten Daten verarbeitet. Grundsätzlich werden die Meetings nicht aufgezeichnet. Sollte dies doch einmal der Fall sein, wirst du zuvor darauf hingewiesen und um deine Einwilligung gebeten.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung der Bewerbungsgespräche, die Durchführung des Praxistags sowie ggfs. der Austausch von Daten über die Chatfunktion. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einem Online-Meeting verarbeitet werden, werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, diese sind zum Zwecke der Weitergabe übermittelt worden. Wir setzen zur Durchführung der Online-Meetings Dienstleistungsunternehmen im Rahmen einer Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag ein. Diese Unternehmen haben ihren Sitz in den USA und sind unter dem Data-Privacy-Framework zertifiziert, sodass der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gilt, die ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat.

Aufnahme in den Bewerbungspool

In manchen Fällen kann es dazu kommen, dass wir Bewerberinnen und Bewerber nicht für die ausgeschriebene Stelle berücksichtigen können. Wir bieten in einigen Fällen die Möglichkeit der Aufnahme in unseren Bewerbungspool an.

Eine solche Aufnahme in den Bewerbungspool kommt natürlich nur dann vor, wenn Du uns hierfür freiwillig deine Einwilligung in die Aufnahme in den Bewerbungspool erteilt hast. Die Dauer der Speicherung wird dir bei Einholung der Einwilligung mitgeteilt.

Die erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Personen Zugriff auf deine Daten, die diese zur Erfüllung der o.g. Zwecke, insbesondere für die Entscheidung über die Einstellung und zur Erfüllung unserer vor-/vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, z. B. verantwortliche Führungskräfte, Mitarbeiter Recruiting.

Als Arbeitgeberin haben wir bereits im Bewerbungsprozess in bestimmten Fällen gesetzliche Pflichten zur Datenweitergabe. Darüber hinaus bedienen wir uns ausgewählter Dienstleistungsunternehmen (Auftragsverarbeiter) und Erfüllungsgehilfen der im Folgenden genannten Kategorien, die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf deine Daten erhalten können und diese für die Erfüllung der von uns erteilten Aufträge verwenden.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger deiner Daten sein:

• öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• Dritte, die deine Daten für eigene Zwecke verarbeiten
  • Zahlungsdienstleistungsunternehmen / Banken
  • Postdienstleistungsunternehmen
  • Wirtschaftsprüfungsgesellschaften / Rechtsdienstleistungsunternehmen
• Dienstleistungsunternehmen (Auftragsverarbeiter) / Erfüllungsgehilfen in den Bereichen:
  • Recruiting Software
  • Personalmanagementsoftware
  • Office-Anwendungen
  • Video-Telefonie-Software
  • Ggf. Hogrefe Testsystem (HTS)

Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?

Trusted Shops nutzt im Rahmen des Recruitings verschiedene Dienstleistungsunternehmen als Auftragsverarbeiter zu den zuvor genannten Zwecken. Diese haben ihren Sitz teilweise außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder nutzen ihrerseits entsprechende Dienstleistungsunternehmen, z.B. zum Zwecke des Hostings. 

Zu den Drittländern, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, gehören sowohl sichere als auch unsichere Drittländer. Für sichere Drittländer hat die EU-Kommission festgestellt, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Trusted Shops verarbeitet in folgenden sicheren Drittländern personenbezogene Daten: Vereinigtes Königreich, Schweiz und USA. Für die USA gilt der Angemessenheitsbeschluss, sofern das Unternehmen, welches personenbezogene Daten in die USA importiert, unter dem Data-Privacy-Framework zertifiziert ist. Sofern keine Zertifizierung vorliegt sowie für sonstige Drittländer, gilt Folgendes:

Trusted Shops vereinbart mit Dienstleistungsunternehmen, die personenbezogene Daten in einem unsicheren Drittland verarbeiten, grundsätzlich die von der EU-Kommission erlassenen Standarddatenschutzklauseln. Sofern möglich, ergreifen wir dabei auch zusätzliche Maßnahmen (wie z.B. Pseudonymisierung), die dafür sorgen sollen, dass ein ausreichendes Datenschutzniveau in den Drittländern gewährleistet ist.

Für manche Dienstleistungsunternehmen liegen zudem sogenannte genehmigte Verhaltensregeln (Binding Corporate Rules) vor, die sicherstellen, dass im Unternehmen europäische Datenschutzstandards eingehalten werden.

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern deine Daten, solange es für die Erfüllung der o.g. Zwecke, insbesondere für die Entscheidung über deine Bewerbung und ihre Eignung für vakante Positionen, erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen dir und uns nicht zustande kommt, löschen wir deine Daten 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern nicht gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist oder du in eine längere Speicherung eingewilligt hast.

Welche Datenschutzrechte kannst du als betroffene Person geltend machen?

Als betroffene Person hast du folgende Rechte:

• gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, in dem dort bezeichneten Umfang Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die weitere Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information; zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung; aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von dir bestritten wird; die Verarbeitung unrechtmäßig ist, du aber deren Löschung ablehnst; wir die Daten nicht mehr benötigen, du diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder du gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast;
• gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, deine personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kannst du dich hierfür an die Aufsichtsbehörde deines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden. Für die Trusted Shops Gesellschaften sind folgende Aufsichtsbehörden zuständig:
  • Trustes Shops SE: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
  • Trusted Shops France SARL: CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
  • Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul.: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
  • Trusted Shops Iberia SL: Agencia Espanola de Protección de Datos (AEPD)
  • Trusted Shops Italia S.r.l.: Garante per la Protezione dei Data Personali (GDPD)

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung deiner personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung von Daten sowie Widerruf ggf. erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen eine bestimmte Datenverwendung wendest du dich bitte an unsere betriebliche Datenschutzbeauftragten.

Bist du verpflichtet, deine Daten bereitzustellen?

Im Rahmen deiner Bewerbung musst du diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit dir durchzuführen.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?

Wir nutzen grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling zur Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir dich hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Widerspruchsrecht

Soweit wir zur Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen personenbezogene Daten wie oben erläutert verarbeiten, kannst du dieser Verarbeitung mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings, kannst du dieses Recht jederzeit wie oben beschrieben ausüben. Soweit die Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt, steht dir ein Widerspruchsrecht nur bei Vorliegen von Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, zu.

Nach Ausübung deines Widerspruchsrechts werden wir deine personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt. Dann werden wir deine personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.